Guía · Bastanteo de poderes
Cómo comprobar si un poder notarial sigue vigente
La trampa del bastanteo no es leer la escritura: es que la escritura no envejece. Dice exactamente lo mismo el día que se firmó que cuatro años después, aunque el poder se haya revocado o el administrador que lo confirió haya cesado.
Por eso comprobar una firma con el documento delante y nada más no es un bastanteo: es una lectura.
1. Qué es bastantear, y qué no
Bastantear es responder a una pregunta muy concreta: ¿esta persona puede firmar esto, en nombre de esta sociedad, hoy?
Eso son tres comprobaciones distintas, y fallar cualquiera invalida el resultado:
- Qué facultades concede la escritura, con su texto literal.
- Cómo se ejercen: solo, mancomunado, con qué límites de importe.
- Si sigue vigente a día de hoy.
Las dos primeras están en el documento. La tercera no, y es la que más se pasa por alto.
2. La escritura dice qué se concedió; el Registro dice si sigue vivo
Un poder puede haberse extinguido sin que el papel que usted tiene delante lo refleje:
- Revocación por la sociedad que lo otorgó.
- Cese o dimisión del administrador que lo confirió.
- Cambio de estructura del órgano de administración.
- Extinción o transformación de la sociedad.
Ninguna de esas cosas modifica el documento. Todas se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.
El contraste es la única forma de cerrar ese hueco. Y no es un extra: es lo que convierte una lectura del documento en un bastanteo que se sostiene si alguien lo revisa después.
3. Qué se contrasta exactamente
Contra los datos publicados en el BORME:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| CIF de la sociedad | identificar a la entidad sin ambigüedad |
| Fecha de la escritura | es la que determina la vigencia |
| Situación del administrador que confirió el poder | si cesó, el poder puede haber decaído |
| Situación registral de la sociedad | disolución, concurso, transformación |
Por qué la fecha lo decide todo
Sin fecha, el contraste no significa nada. Un mismo apoderamiento antes o después de un cambio en el órgano de administración da resultados opuestos. Por eso conviene normalizarla antes de comparar: las escrituras la escriben de formas muy distintas, y una comparación textual falla.
4. Lo que hay que hacer cuando un dato no se puede comprobar
Aquí está la diferencia entre un bastanteo que aguanta una revisión y uno que no.
Si un dato no se ha podido contrastar, hay que decirlo. No se presume vigente. Un expediente que da por buena la vigencia porque no encontró nada que la contradiga está afirmando algo que nadie ha comprobado — y eso es exactamente lo que salta cuando el expediente se mira con lupa.
Un «no consta» honesto vale más que un «vigente» que nadie puede sostener.
5. Un aviso de protección de datos que casi nadie tiene en cuenta
El BORME publica los nombres de los administradores. Cuando usted consulta el Registro y guarda el resultado en el expediente, está incorporando datos personales de terceros que no son su cliente.
Es un tratamiento lícito —los datos figuran en una fuente de acceso público y la consulta es necesaria para la diligencia debida— pero tiene que estar documentado: en la política de privacidad y, si lo hace un proveedor por cuenta suya, en el contrato de encargo del artículo 28 del RGPD.
Que esté en el BORME no significa que se pueda tratar sin decir nada.
6. Lista de comprobación
- [ ] ¿Tiene el texto literal de las facultades, o solo un resumen?
- [ ] ¿Consta cómo se ejercen: solo o mancomunado, con qué límites?
- [ ] ¿Ha contrastado la vigencia contra el Registro Mercantil, o solo ha leído la escritura?
- [ ] ¿Ha comprobado la situación del administrador que confirió el poder?
- [ ] Cuando un dato no se puede comprobar, ¿su expediente lo dice, o lo deja en blanco?
- [ ] ¿Está documentado el tratamiento de los datos del BORME en su política de privacidad?
- [ ] Si alguien revisa este bastanteo dentro de dos años, ¿puede llegar al punto exacto del documento del que sale cada dato?
Cómo lo resolvemos nosotros
Compliance Lab
Cada escritura se lee tres veces de forma independiente, se contrasta contra el Registro Mercantil y cada dato llega con el texto exacto del que sale y su posición. Lo que no se ha podido contrastar, se dice.